Otsi

Grupitöö ja projektijuhtimine

Koonda meeskonna tööks vajalik ühte kohta

Edukas koostöö meeskonnas nõuab kõigi meeskonnaliikmete panust ja isiksustevahelist sobivust, kuid vähem tähtis ei ole ka see, et tööks vajalik info oleks kõigile kergesti kättesaadav ja ajakohane. Kui meeskonna liikmete arusaam sellest, mida nad peavad tegema ja millest oma töös lähtuma, on hägune, siis jäävad ka soovitud eesmärgid saavutamata. Grupitöö eeldab hästi korraldatud kommunikatsiooni.

Grupitöölahendused pakuvad vahendeid just info jagamise korraldamiseks. Luues keskkonna, kust on kättesaadav kõik tööks vajalik teave, antakse oluline panus edu saavutamiseks.

Grupitöölahendused sisaldavad tavaliselt järgmisi vahendeid:

  • Teated. Teadete mõte on anda töötajatele ülevaade meeskonnaga seotud aktuaalsetest teemadest nagu töövõitudest, hetkel toimuvast, tulevikuplaanidest ja üritustest.
  • Dokumendid. Ãœhest küljest on vaja hallata neid materjale, mis on sisendiks töö tegemisel (näiteks kliendilt või juhtkonnalt tulnud tellimus), teisest küljest on vajalik hoida silma peal dokumentidel, mida töö käigus on vaja koostada ja täita. Dokumentide hoidmine keskses kohas vähendab võimalust, et igal töörühma liikmel on dokumendist oma versioon
  • Kalender. Oluliste sündmuste (näiteks tähtajad, arutelukoosolekud jne) koondamine jagatud kalendrisse annab töörühmale ülevaate sellest, milline on üldine tööplaan.
  • Ãœlesanded. Meeskonnaliikmetele konkreetsete ülesannete jagamine ning nende staatuse märkimine annab juhile ülevaate, kui kaugele on alluvad oma tegemistega jõudnud ning kus on tekkinud tõrked.
  • Arutelu. Arutelufunktsionaalsus pakub võimalust vahetada tööalaseid mõtteid ning koondab need hästi hallatavasse keskkonda; meeskonnale, kes on mingil põhjusel geograafiliselt lahutatud, pakub see võimalust ühiselt otsuseid vastu võtta.
  • Lingid. Kui töörühma liige on leidnud huvitavat ja/või kasulikku materjali, mis aitab kaasa töös, siis on võimalik neid linke postitada ja kõigile avaldada.

Sharepoint on hea platvorm asutuse grupitöö lahenduse loomiseks, sest juba sisaldab neid valmiskomponente töö juhtimiseks ja info jagamiseks. Olemasolevat meeskonnasaidi põhja kasutades saab mõne hetkega töökeskkonna püsti panna ning tööga alustada. Outlooki kasutajad saavad tänu kahesuunalisele integratsioonile enamus olulisest infost kätte juba Outlooki vahendusel – tellides endale uudistevood teadetest, linkidest ja arutelust ning sünkroniseerides kalendri, ülesanded ja dokumendid. See võimaldab tööd teha kiiresti ja efektiivselt.

Vt ka referentsid: Tehnopol