Otsi

Otsing

Kas on probleeme vajaliku info leidmisega? Tööks vajalik info võib olla meilides, serveris või kuskil mujal ning otsimine võtab seetõttu kaua aega? 

Otsing – leia vajalik info kiiresti

Piisav, täpne ja ajakohane informatsioon on õigete otsuste ja efektiivse töö tegemise eelduseks. Kui aga informatsiooni on nii palju, et sellest vajaliku osa üles leidmine on raske või võimatu, siis ei täida selle säilitamine oma eesmärki. Mida suurem on asutus, seda rohkem informatsiooni töö jooksul kuhjub – töödokumendid, materjalid, kirjavahetus asutuse sees ning partneritega. Ka info salvestamise kohad võivad olla erinevad, alates faili- ja meiliserverist kuni siseveebi ja erinevate infosüsteemideni. Seega on olulise informatsiooni mahu kasvades olulise osa kiire leidmine kriitilise tähtsusega tööprotsesside efektiivsusele.

Sharepointi otsinguserver on sobiv tööriist  koondamaks organisatsioonis loodav ja talletatav info ühe otsingukeskkonna kaudu leitavaks. Otsinguserver võimaldab järgmiseid otsinguid

  • Meilid meili-grupitöö serverist (Exchange, Lotus)
  • Failid failiserveritest
  • Asutuse töös kasutatavad sisesed ja välised veebilehed
  • Andmed Sharepointi rakendustest
  • Päringu edastamine teistele infosĂĽsteemidele/otsingumootoritele ning tulemuste integreerimine – näiteks Documentum, Epicor, Virtual Earth, Symantec Enterprise Vault, Microsoft Live, Google, Yahoo

Siiski ei ole otsinguserver hea tööriist, kui selle abil ei saa leitud otsingutulemusi vajalikul määral kitsendada, sest ühe märksõnaga saadud sajad vasted failide, meilide ja sisemiste veebilehtede seast ei tee tööd oluliselt lihtsamaks. Efektiivse otsingu tarvis on vajalik hinnata ja seadistada otsinguskoobid ning kasutatavad atribuudid.

Otsinguskoop on serveris indekseeritud info kindlate parameetritega piiritletud alamhulk, mis seadistatakse, et juba ette kitsendada saadud tulemuste hulka. Näiteks võib asutuses olla palju ISO dokumente, mida kasutatakse tihti, seega seadistatakse vastav skoop ning otsingu tegemine selle piires annab tulemuseks ainult ISO dokumentidest leitud vasted.

Otsingutulemuste täpsustamiseks saab päringut piirata parameetrite abil. Nendeks on nii failide standardsed atribuudid (loomise/muutmise aeg, nimi, failitüüp, autor jne) kui ka ise seadistatud atribuudid, mis otsinguserveris seotakse objektiga kindlate reeglite alusel. Näiteks võib olla kasulik luua atribuut partner, kui on võimalik tuvastada dokumendi/meili seos konkreetse teise osapoolega ning otsingut tehes märkida ära, et leitaks ainult selle partneriga seotud dokumendid.

Hästi seadistatud Sharepointi otsinguserver tagab selle, et oluline info leitakse kiiresti ja täpselt.